كتب: كريم محمد علي
إن لقاعدة البيانات دوراً مهماً وفعال لجميع المؤسسات والشركات سواء كانت الربحية منها أو الخدمية، وللدولة أيضاً لها اعتماد كلي على تلك قواعد البيانات لديها للتعرف على الكثير من المعلومات الضرورية التي قد تحتاجها بشكل دقيق وسريع حتي تمكنها من اتخاذ كافة القرارات والمشروعات اللازمة للقيام بها في مختلف النشاطات الاقتصادية والخدمية على جميع المستويات.
ومن أمثلة قواعد البيانات التي تم إنشائها من قبل الدولة هي القاعدة التي تم إعدادها في مشروع التعداد السكاني في مصر لعام 2017 التي بدورها قامت بتوفير جميع البيانات والمعلومات في جميع أنحاء محافظات جمهورية مصر العربية المتمثلة في حصر أعداد السكان وخصائصهم المختلفة والمباني السكنية التي يعيشون بها بأنواعها المتعددة وكذلك المنشآت والمستشفيات والمدارس الخاصة منها والحكومية أيضاً مما يساهم في إنشاء قاعدة بيانات ضخمة مترابطة لمعرفة أدق البيانات التفصيلية للاعتماد عليها بشكل سليم وصحيح داخل منظومة قاعدة بيانات يمكن الرجوع إليها في أي وقت والعمل دوماً على تحديثها إذا لزم الأمر كل فترة معينة وتطويرها بالطرق المناسبة لها.
وتستخدم مجموعة برامج إلكترونية في إعداد تلك قواعد البيانات وهي من شركة Microsoft متمثلة في برنامجي Excel و ِAccess التي تسمى برامج المكتب Office، وهنا نستعرض كيفية استخدامها والبدء في تصميم قاعدة بيانات جيدة الملخصة في الخطوات الآتية:
أولاً:- يجب تحديد الغرض من قاعدة البيانات حتى يساعدنا ذلك في تحضير المعلومات اللازم توفيرها للاعتماد عليها في إعدادها.
ثانياً:- بعد توفير المعلومات يتم تنظيمها في جداول من صفوف وأعمدة مع وتصنيفها وتسجيلها بأسم معرف لها مثل اسم الموظف أو الوظيفة والراتب وهكذا.
ثالثاً:- تحديد المفاتيح الرئيسية والاساسية لكل جدول بحيث يعتبر المفتاح الأساسي عموداً يتم استخدامه لتعريف كل صف بشكل مميز له، مثل معرف الموظف أو “معرف الراتب”.
رابعاً:- وتأتي هنا أهم خطوة في إعداد قاعدة البيانات وهي “إعداد علاقات الجداول” ببعضها، بحيث نقوم بتحديد كيفية ارتباط البيانات في جداول ما بالبيانات الموجودة في الجداول الأخرى.
خامساً:- تحسين تصميم قاعدة البيانات وهنا نقوم بتحليل ومراجعة البيانات حتى يتم التأكد من عدم وجود أخطاء، والوصول إلى النتائج التي نريدها من ربط الجداول المدمجة بقاعدة بيانات واحدة.
سادساً:- في النهاية يتم إتمام كافة التسويات للبيانات والتعديلات في الجداول حتى نتأكد تماماً من إعدادها بشكل منظم وصحيح.
وسوف نعرض إليكم من موقع “1Sat4U” فيديو عملي موضح به كيفية إعداد قواعد بيانات سهلة يمكن العمل عليها، مستخدماً في ذلك برامج إلكترونية من مايكروسوفت أوفيس Office (Excel, Access ).
وختاماً نجد أن لكثرة البيانات وتدفقها وتنوعها المختلف بشكل كبير وأيضاً في ظل التوسعات الاقتصادية على مستوى أنحاء العالم وكذلك للتقدم التكنولوجي الذي يزداد يوماً بعد يوم، فأنه لا سبيل للسيطرة على كل هذه التطورات والتحديات إلا عن طريق إعداد قواعد بيانات عددية وحصرية ولا نهائية في جمع المعلومات وتحديثها بشكل مستمر حتى يمكننا من الوصول إليها بسهولة وكذلك التحكم والقدرة في إعطاء نتائج إيجابية تساعد على النمو الإنساني السليم والجيد والحفاظ على التقدم الحضاري الممتد لآلاف السنين.